Jak chutná proces
Radim Pařík, předseda představenstva Delta Capital, a.s., popisuje ve čtvrtém dílu série o tom, jak se nemá postupovat při řízení firem, chyby v uvažování některých manažerů, když tvoří procesy.
Nedávno jsem měl velmi zajímavou osobní zkušenost. Skupina mladých lidí, kteří ještě vlastně ani neměli šanci dokončit své první pracovní zkušenosti a relativně čerstvě absolvovali své vysoké školy, dostala nápad založit firmu. Tu a tam se někoho zeptali, jestli si myslí, že to je dobrý nápad, ale celkový dojem byl, že kromě nadšení a ochoty vsadit celý svůj budoucí majetek, se v jejich případě žádná strategická úvaha na téma, jak a co, návratnost investice, poměr zhodnocení kapitálu k investovanému kapitálu příp. jak přijímat zaměstnance se nekonala.
A to bylo strašně sexy. Samozřejmě, že jsem ve svém okolí viděl několik, pozvednutých obočí a podezřívavých pohybů hlavou, dlužno dodat, že tyto reakce přicházely od lidí, kteří už mají dost odpracováno.
Dnes jsou procesy samostatnou disciplínou, zřizují se na ně studijní obory, procesy se tvoří, zavádějí, optimalizují, doplňují, nahrazují, precizují, automatizují, digitalizují, zrychlují, zpřesňují, kompatibilizují, školí, kontrolují, a to vše s cílem zlepšit fungování čehokoli a usnadnit práci těm procesy potrefeným. Málokdy se ale zamyslíme nad tím, co to zmíněné „zlepšit“ vlastně znamenat má.
Samozřejmě i já ve svých pracovních krocích volám po procesech, protože si plně uvědomuji, že automatizace jednotlivých činností a jasné mantinely pro jednotlivé pracovní funkce vedou nutně k usnadnění práce. A pokud ne zaměstnanců, tak alespoň vedení firem. Ještě coby součást velké mezinárodní korporace jsem však několikrát dostal lehký, ale opravdu jen velmi lehký infarkt. Jedním z příkladů bylo, když jeden z mých kolegů přišel s návrhem procesu, který definoval, jak navrhnout proces. Po návštěvě lékaře, který mě ubezpečil, že můj infarkt není infarkt, protože i infarkt tvoří určitá souslednost na sebe navazujících procesů v lidském organismu, a můj organismus nevykazuje proces tohoto typu, jsem si nechal do kanceláře nanosit všechny procesy, které jsou platné, a všechny procesy, které jsou v přípravě, ve formě papírové – tištěné. A hle! Do své kanceláře jsem se já fyzicky téměř nevešel. Samozřejmě, že jsem je všechny jako vedoucí pracovník znal nazpaměť, to dá rozum, to přece každý vedoucí, i tak jsem byl poněkud překvapen. Po přečtení prvních dvou obsáhlých procesních knih jsem pak udělal výpočet, jak dlouho budu potřebovat, než si všechny tyto procesy přečtu. 3 pracovní člověkoměsíce.
Procesy jsou pro každou organizaci životně nutné, důležité je ale uvědomit si, jaký je jejich smysl. Je to snaha zlepšit? Je to snaha usnadnit? Je to snaha kontrolovat? Je to snaha mít pod kontrolou? Je to snaha snížit míru nedůvěry v zaměstnance? A kdo je tvoří? [Lehkou nedůvěru ve mně vzbuzují oddělení, která se živí chrlením procesů.] Také je samozřejmě známá ona poučka, že pokud neproduktivní činnosti převáží nad těmi produktivními [administrativa nad vyděláváním peněz], organizace začne procházet krizí a pak nastupují optimalizátoři procesů, kteří zavedené procesy začnou škrtat.
Ti mladí lidé, o kterých jsem zmiňoval na začátku, diskutovali mnoho hodin o potřebě procesů. Když se ptali na můj názor, postavil jsem se velmi radikálně k procesům v začínajících firmách: „Potřebujete jen 2 procesy: Ten první vede k vydělávání peněz. A ten druhý vede k využití chyb a omylů, které jsme udělali. Jednoduše řečeno: děláme to, co přináší peníze a pokud se stane chyba, tak první, co hledáme je, jak z chyby udělat výhodu.“
U těch, co už jsou velcí, a procesy u nich běží na drátkách, bych doporučoval zacházet s procesy jako s kořením při vaření. Chilli papričky obsahují látku kapsaicin. Pokud přidáte do jídla špetku chilli, povzbudíte chuťové buňky a dáte mu správný říz. Pokud ho tam dáte přiměřeně, začnete se lehce potit a bude mít touhu to snězené jídlo dobře zapít. Pokud do vašeho pokrmu dáte hodně chilli, možná ho sníte, ale ztratíte chuť, ztratíte chuť na cokoliv jiného a budete na to s krůpějemi potu vzpomínat i dlouho poté. Stejné je to s procesy. Buďte šéfkuchařem vašich procesů, citlivě je přidávejte a dejte šanci těm, kteří budou váš procesní guláš denně jíst, aby se necítili tak, jako by snědli hřebíky a vzpomínali na vás po guláši v dobrém. Nezapomeňte totiž, že kapsaicin je jed.